Les services comptables d’entreprise sont souvent limités par la tradition. Les procédures établies perpétuent un état d’esprit omniprésent selon lequel: C’est ainsi que cela a toujours été fait. Mais l’introduction d’un nouveau progiciel de comptabilité ou la révision d’un déjà installé donnent à un personnel comptable la possibilité de remanier les opérations financières quotidiennes au profit d’une entreprise. À de tels moments, les bases de la réingénierie telles que le traitement financier, le grand livre, la comptabilité de projet et la gestion de trésorerie peuvent réduire les coûts de main-d’œuvre, accélérer les clôtures mensuelles, améliorer la gestion de la trésorerie et aider une entreprise à devenir plus rentable.
Améliorer la gestion du crédit
De nombreuses entreprises prennent des commandes et expédient des marchandises sans vérifier le crédit client, car les vendeurs sont payés pour les ventes, et non pour le recouvrement des factures. Pourtant, les retards dans les vérifications de crédit peuvent faire perdre de l’argent à une entreprise en augmentant ses créances irrécouvrables. Dans de tels cas, il est conseillé à une entreprise de passer à un progiciel qui permet d’effectuer des vérifications de crédit lors de la saisie des commandes. Si le logiciel actuel d’une entreprise le permet déjà, les comptables devraient encourager une plus grande conformité à cette procédure. Selon Waugaman, un bon logiciel permet toujours à la force de vente de maintenir son volume de commandes mais suspend les commandes des clients ayant un faible crédit. Le gestionnaire de crédit peut alors décider de libérer ou d’annuler les commandes de ces clients.
Simplifiez le traitement des rapports de voyage et de dépenses
Les comptables doivent récurer les dépenses répétitives traitées par les services des comptes fournisseurs de leur entreprise pour de meilleures mesures de gestion du temps. Un bon point de départ est avec les rapports de voyage et de dépenses des employés. Ils absorbent une bonne partie des frais généraux du personnel en raison du temps requis pour l’approbation et des détails impliqués dans la mise en place des écritures de paiement.
Pour rationaliser le traitement, les employés devraient être invités à soumettre des rapports par voie électronique, avec des frais pré-codés. Le précodage supprime le fardeau fastidieux du codage. Des erreurs d’addition sont susceptibles de se produire dans les calculs manuels, alors que les feuilles de calcul électroniques valident les totaux.
Modifier la justification des postes de commande d’achat
Lorsque les entreprises achètent des stocks, des matières premières ou même des fournitures et des services, des informations insuffisantes sur les bons de commande peuvent faire perdre un temps précieux au personnel des comptes fournisseurs qui doit examiner les factures par rapport aux bons de commande pour vérification. Les entreprises peuvent éliminer ce problème en demandant à l’employé ou au service effectuant l’achat de fournir des informations financières clés telles que le code de facturation, les conditions de paiement, le mode de paiement et l’adresse de paiement du fournisseur. Demander également à l’employé ou au service acheteur le code des impôts indiquant comment le produit sera utilisé, car il peut avoir un impact sur les taxes nationales et locales. Par exemple, la main-d’œuvre pour entretenir ou réparer une machine peut nécessiter un traitement fiscal spécial. Ces procédures évitent de perdre du temps à vérifier les informations ou à devoir retourner les factures au service d’origine.
Réduire l’heure de fermeture mensuelle
La publication d’états financiers mensuels au milieu du mois suivant, comme c’est la norme pour de nombreuses entreprises, empêche la direction de réagir en temps opportun aux changements dans le monde des affaires. La refonte du système financier avec un progiciel entièrement intégré peut réduire considérablement ce délai. De tels programmes alimentent automatiquement les sous-systèmes tels que les comptes fournisseurs dans le grand livre général, éliminant ainsi le temps et la main-d’œuvre nécessaires pour totaliser manuellement les livres auxiliaires, réconcilier les déséquilibres avec le grand livre et les entrées clés dans le grand livre. Cela peut non seulement réduire le temps de traitement pour les entreprises qui effectuent des clôtures mensuelles, mais peut également générer d’énormes économies de coûts.
Mettre en place un codage séparé pour la gestion de projet
Pour saisir les coûts d’un poste de dépenses en capital permanent, comme la construction d’un ajout à une installation de l’entreprise, un expert comptable Saint-Gilles doit établir un code distinct pour le projet dans les comptes créditeurs afin que ces coûts soient intégrés dans le grand livre général. Cela évite de traiter deux fois une transaction, à des fins de paiement, puis pour examen par le chef de projet, qui compare les coûts du projet en cours avec les coûts budgétés. Si le progiciel actuel d’une entreprise ne dispose pas de cette fonctionnalité, un progiciel autonome peut être acheté qui à la fois alimenté les comptes fournisseurs et est accessible pour la gestion de projet.