Les entreprises généralement doivent gérer un volume important de données. Il en va de même pour les professionnels de nombreux secteurs. Ils se voient ainsi contraints de numériser ces données. Il faut aussi souligner que depuis l’année 2018 le Règlement général pour la Protection des Données font part aux entreprises, collectivités et institutions de conserver les informations pour mettre en place un Système d’Archivage électronique. Ces dispositions ont été mises en place pour que les utilisateurs puissent accéder facilement et rapidement aux données.
Les avantages de la numérisation de données
La saisie de données présente de nombreux avantages. La première est qu’une entreprise en général fonctionne mieux avec l’aide de données numérisées et surtout régulièrement mises à jour. Un accès facile à des données informatisées pour l’accomplissement du travail de manière optimale, voilà ce que propose la saisie de données. Ce qui fait notamment que les données utilisées pour la base de données doivent être fiables. Bien qu’il soit possible de créer des services dédiés à la saisie de données en interne, il est recommandé de passer par un prestataire offshore. Pourquoi ? Tout simplement parce que cela permet de faire face à la concurrence. Faire appel à un professionnel permet de faire de nombreuses économies. Surtout que si la saisie de données doit se faire en interne, les dépenses augmentent rien que pour ce qui est de s’équiper de l’outillage dédié à ce domaine. La saisie de données est une activité chronophage.
Les apports de l’externalisation d’une saisie de données
La saisie de données en externe est une opération qui demande de la patience et de la minutie. C’est pourquoi il vaut mieux faire appel à un opérateur de saisie. Ce dernier dispose notamment d’expérience pour pouvoir traiter divers projets. L’opérateur de saisie provenant d’un prestataire est à même de trouver des solutions pour les difficultés qu’il rencontre lors de ces missions. Il est aussi question de faire usage de nombreux outils qui sont nouveaux dans certains cas étant donné que le domaine de la saisie de données est aussi évolutif. Les astuces diffèrent également selon la situation et les données concernées. Non seulement l’opérateur de saisie doit être performant, mais il doit aussi être efficace. Les tâches qu’il doit effectuer comprennent la saisie, la mise en page, la vérification, le tri, la numérisation, le contrôle de la conformité et ainsi de suite.
Le choix d’un prestataire externe pour la saisie de données
Pour ce qui est du choix d’un prestataire externe pour la saisie de données, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Bien que simple, l’opération d’externalisation de saisie de données se complique lors du choix du prestataire. Les facteurs qui doivent être pris en compte comprennent la détermination des tâches chronophages à outsourcer, il faut prendre en compte le prix et ainsi de suite. Il faut aussi prendre en compte l’expérience du professionnel ou de la plateforme de saisie en ligne. Il y a aussi la question de la confidentialité des données ainsi que supports qui doit être respecté. Il existe plusieurs étapes dans la saisie de données, en plus de la saisie il y a le traitement de données et leur vérification.
En plus de la saisie, il peut prendre en charge d’autres tâches, comme la saisie de bases de données, le traitement de données et leur vérification, la saisie de fiches produits, la saisie de leads et l’organisation des tâches, le traitement de candidatures, la saisie de factures et de notes de frais…
Aussi, avant la signature du contrat, l’entreprise devra s’assurer que ce document réunisse toutes les informations nécessaires. Le contrat devra énumérer avec précision les tâches déléguées, ainsi que leur délai de livraison. De plus, dans le but de protéger les données, le document devra comporter une clause relative à leur confidentialité ainsi qu’à la propriété intellectuelle, à la durée de stockage des informations ainsi qu’au délai de leur destruction après traitement. Une autre précaution est importante en cas d’outsourcing, il s’agit du backsourcing, en cas de rupture du contrat pour une raison ou une autre. L’entreprise peut choisir alors d’assurer la saisie de ses données en interne ou la confier à un prestataire plus fiable.
Aussi, pour veiller à la bonne exécution de l’externalisation, toute entreprise ayant opté pour cette solution devra mettre en place un comité de pilotage ou de suivi. Sa mission consiste à garder le contrôle sur les tâches externalisées, tout en étudiant l’impact de l’outsourcing sur l’activité du donneur d’ordre. Ainsi, étudiée avec soin, l’externalisation de la saisie de données ne peut qu’être une réussite, évitant au prestataire externe tout comme au donneur d’ordre des litiges qui peuvent s’avérer parfois longs et coûteux.